26.11.2020
Kun arjen tuttu työskentelytapa kokee muutoksen, on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, kuinka voimme parhaiten säilyttää tasapainon ja keskittymiskyvyn sekä työasioissa että henkilökohtaisissa tavoitteissa. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun joudumme siirtymään tutusta työympäristöstä ja rutiineista tekemään töitä kotoa käsin. Kotona työkaverit tai pomo eivät ole paikalla motivoimassa, ja pyjama saattaa tuntua varsin varteenotettavalta työasulta.
Keräsimme yhteen 11 vinkkiä, joiden avulla lisäät etätyöskentelyn tehokkuutta sekä asetat terveet rajat työn ja vapaa-ajan välille nyt, kun koko arki tapahtuu neljän seinän sisällä.
1. Pidä kiinni työpäivän rutiineista
Meidät opetetaan jo pienestä pitäen rutiinien maailmaan, sillä ne auttavat meitä ylläpitämään terveitä tapoja – nukkumaan, syömään, oppimaan ja lopulta tekemään töitä. Pienet mikromuutokset auttavat aivojamme siirtymään tehtävästä toiseen. Esimerkiksi repun pakkaaminen aamulla viestii lapselle, että edessä on päivä oppimisen parissa koulussa, jossa on mahdollisesti eri säännöt ja rutiinit kuin kotona. Rutiinit toimivat aikuisilla täysin samoin.
Jos olemme tottuneet siihen, että puemme salivaatteet päälle ja teemme treenin ennen työpäivän alkua, on tärkeä jatkaa tätä tapaa myös poikkeusoloissa. Saattaa tuntua houkuttelevalta nukkua aivan työpäivän alkuun saakka, napata sitten läppäri sänkyyn ja tarkistaa sähköpostit lämpimän peiton uumenista. Rutiineista poikkeaminen huonontaa kuitenkin taatusti tehokkuutta. Pyjaman vaihtaminen oikeisiin työvaatteisiin auttaa aivoja vaihtamaan työvaihteen päälle myös etätyöskentelyn aikana ja parantaa näin keskittymistä.
Kun työpaikka onkin yhtäkkiä naapurihuoneessa, vapautuu työmatkoihin normaalisti käytetty aika muuhun. Hyödynnä aika esimerkiksi kotitöihin, kotitreeniin tai muuhun hyödylliseen ennen kuin varsinainen työpäiväsi alkaa. Näin saat aikaansaamisen kokemuksia heti aamusta. Hyödynnä iltapäivällä säästynyt aika puolestaan siihen, että virittäydyt rentoutumismoodiin: pakkaa tietokone pois silmistä ja anna itsellesi lupa hengähtää hetki.
2. Varaa työnteolle oma tila ja tarvittavat välineet
Perinteisessä toimistossa on huomioitu niin valaistus, akustiikka, työpisteiden ergonomisuus, ilmastointi kuin sopiva lämpötilakin. Käy kotisi tilat läpi ja pohdi, missä on paras luonnollinen valo päivän mittaan. Aseta työpisteesi tällaiseen tilaan.
Varmista myös, että sinulla on kaikki työhön tarvitsemasi välineet. Pidä huoli, että työpisteesi pysyy siistinä ja ojennuksessa. Mikäli työskentelet luottamuksellisen materiaalin parissa, älä jätä materiaaleja lojumaan työpisteelle, vaan järjestä ne pois päivän päätteeksi joko sähköisesti tai laatikkoon.
3. Kerro odotuksesi ja luo säännöt kaikille kodin osapuolille
Tämä voi olla haastavaa sekä aikuisille että lapsille, mutta keskitytään ensin aikuisiin. Jaamme vielä myöhemmin tässä artikkelissa vinkkejä siihen, jos kotonasi on etätyöskentelyn ohella myös lapsia. Jos kotona työskentelee useampia aikuisia kerralla, voi olla tarpeen vaihdella tiloja esimerkiksi etätapaamisten tai työpuheluiden ajaksi.
Etätapaamisiin soveltuvassa tilassa tulisi olla hiljaista, ja internetyhteyden tulisi olla mahdollisimman hyvä. Hyvään valaistukseen on syytä kiinnittää huomiota, mikäli tapaamisissa käytetään videota. Oveen voi kiinnittää tarvittaessa värikkään kyltin, jossa lukee ”palaveri käynnissä”, jolloin kukaan ei pamahda ovesta sisään kesken tärkeän tapaamisen.
Keskity työpäivän aikana työhön, äläkä harhaudu pitämään liian tiuhaan virtuaalisia kahvitaukoja ystävien kanssa. Vaikka elämä voi tuntua etätyöskentelyn myötä vapaammalta, tulisi työnteon jatkua mahdollisimman normaalisti poikkeustilasta huolimatta. Mieti aina, mitä pomosi olisi mieltä, ennen kuin sovit liikaa sosiaalisia taukoja työpäivään. Kaikki, mikä vie ajatukset pois työstä, vähentää tehokkuutta työpäivän aikana.
4. Hyödynnä teknologiaa pysyäksesi yhteydessä työkavereihin
Verkossa toimivat yrittäjät ovat hyödyntäneet teknologian mahdollisuuksia jo pitkään työskennellessään paikkariippuvaisten yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kanssa. Mikset nappaisi muutamia ideoita heidän työskentelytavoistaan?
Zoom on mainio tapa järjestää tapaamisia, jotka tapahtuisivat normaalisti kasvotusten. Voit hyödyntää virtuaalipalavereja esimerkiksi ideointiin, viikkotapaamisiin tai projektien läpikäyntiin. Pilvipalvelut mahdollistavat tiedostojen, muistioiden ja suunnitelmien jakamisen reaaliajassa, jolloin tapaamiset hoituvat lähes samaan tapaan kuin kasvotustenkin.
On tärkeää luoda selkeät rajat, kun kaikki työskentelevät virtuaalisesti. Tästä päästäänkin seuraavaan vinkkiimme: suunnittele ja priorisoi päiväsi.
5. Suunnittele päiväsi tai viikkosi etukäteen
Pysähdy ja katso, mitä sinun tulee saada töissä aikaan. Mitkä projektit ovat etusijalla ja mitä niiden eteen pitää konkreettisesti tehdä? Varo, ettet harhaudu tekemään kotona sellaisia asioita, jotka vievät aikaa ja huomiota tärkeimmiltä työasioilta. Kirjaa ylös tärkeimmät työtehtävät, jotka sinun tulee saada tehtyä ja laita ne näkyvälle paikalle. Näin pidät fokuksen oikeissa asioissa.
Paranna keskittymiskykyä sulkemalla kaikki ylimääräiset välilehdet, hiljentämällä ilmoitukset tietokoneeltasi sekä varaamalla kalenterista selkeitä aikavälejä eri projektien työstämiselle. Aikatauluta työpuhelut ja -tapaamiset sekä pyri pitämään mahdollisimman normaali työrytmi päivässä. Muista varata kalenterista aikaa myös lounaalle.
6. Vietä vähemmän aikaa somessa
Voit tarkistaa erilaisten appien ja puhelimen asetusten kautta, kuinka paljon käytät päivässä aikaa somen selaamiseen. Jos puhelin on keskittymisesi pahin vihollinen, voit hyödyntää erilaisia applikaatioita, joilla pystyt rajoittamaan somen käyttöä.
Näiden applikaatioiden avulla voit estää pääsyn somekanaviin tietyksi aikaa, jolloin ne eivät ole häiritsemässä työntekoa. Keskittymiskykysi paranee varmasti ja saat enemmän aikaan, kun rajoitat omaa ruutuaikaasi.
7. Muista pitää taukoja
Vaikka voisi tuntua tehokkaalta tehdä koko työpäivä putkeen, on syytä pitää välillä taukoja. Aivot, silmät ja keho tarvitsevat taukoja noin 40 minuutin välein toimiakseen tehokkaasti.
Joillakin on asennettuna työn puolesta ohjelmisto, joka muistuttaa taukojen tärkeydestä säännöllisesti. Samanlaisia ominaisuuksia on myös erilaisissa älykelloissa ja -sormuksissa. Nouse siis välillä ylös työpisteeltä, venyttele ja anna aivojen tuulettua.
8. Valmista seuraavan päivän ateriat edellisenä iltana
Mieti edellisenä päivänä valmiiksi seuraavan päivän ruoat. Näin varmistat, että lounaan saa helposti ja nopeasti pöytään, eikä nälissään tule naposteltua epäterveellisiä herkkuja pitkin päivää.
Varmista erilaisten välipalojen riittävä saatavuus lämpimien ruokien lisäksi. Voit esimerkiksi pitää työpöydän lähettyvillä hedelmiä tai pähkinöitä, joista saat nopeasti helpotusta nälän yllättäessä.
9. Pidä yllä tiimihenkeä
Vaikka tiimin jäsenet on hajautettu nyt kotioloihin, on silti tärkeää huolehtia tiimihengestä ja työyhteisön välisistä suhteista. Nykypäivän teknologia luo tähän paljon mahdollisuuksia. Jos teillä on toimistolla ollut tapana juoda aamuisin yhdessä kahvit tai syödä viikonlopun alkamisen kunniaksi kakkua, pidä näitä tuttuja tapoja yllä.
Voit myös järjestää erilaisia teemapäiviä, joihin työyhteisön jäsenet voivat osallistua etänä. Erilaiset verkkotapaamisiin tarkoitetut ohjelmistot toimivat mainiosti myös tiimihengen ylläpitämisen välineinä.
10. Päätä työpäivä tiettyyn aikaan
Joskus voi tuntua houkuttelevalta jatkaa töitä tavallista pidempään – varsinkin silloin, jos olet hyvässä flowssa. Etätöissä työaika voikin helposti ylittyä huomaamatta.
Joskus hyvä työflow kannattaa käyttää hyödyksi, mutta joka päivä ja pitkittyneenä se ajaa uupumukseen. Pyri siis päättämään työpäivä tiettyyn aikaan: sulje tietokone ja luo rutiini, joka auttaa irtautumaan työajatuksista. Vaihda työvaatteet rennompiin kotivaatteisiin, käy ulkoilemassa perheen tai lemmikin kanssa, osallistu verkkokurssille harrastusmielessä tai palkitse itsesi hyvin tehdystä työstä rentoutumalla.
11. Pysy positiivisena
Pysähdy päivän päätteeksi pohtimaan päivän aikana tapahtuneita hyviä asioita, saavutuksia ja uuden oppimista.
Vaikka kaikki ei olisi mennyt aivan kuten piti, pohdi epäonnistumisen sijaan ratkaisuja. Voit aina tehdä asian paremmin seuraavalla kerralla. Pyydä myös työkavereitasi jakamaan yksi positiivinen asia joka päivä.
Etätyöskentely lasten kanssa
Mikäli etätyöpäivääsi elävöittävät lapset, pyri löytämään heille ikätasoon sopivaa tekemistä, joka tukee oman työpäiväsi kulkua. Vanhempien lasten on helpompi ymmärtää tilanteen kokonaiskuva ja sopeutua uusiin rutiineihin. Vanhemmat lapset osaavat myös toimia omatoimisemmin päivän aikana, kun heillä antaa selkeän ohjeistuksen.
Nuoremmat lapset voivat tarvita aikuisten apua monessa asiassa päivän aikana. Tämä voi aiheuttaa vanhemmille ylimääräistä stressiä, kun oma työpäivä häiriintyy jatkuvasti. Kodin ilmapiirin säilyttäminen positiivisena on ylimääräisestä stressistä huolimatta tärkeää, sillä tilanne on kaikille uusi. Pidä huoli omasta mielentilasta ja hyvinvoinnista, jotta säilytät hermot myös paineen alla.
Muista, että kommunikaatio on nyt erityisen tärkeää niin kasvotusten tapahtuvissa kohtaamisissa kuin virtuaalisissa tapaamisissa. Olemme kaikki yllättävän ja ison muutoksen keskellä. Välillä voi tuntua turhauttavalta navigoida uudessa tilanteessa, jossa pomo, oma kumppani, ystävät, lasten opettajat ja lapset nähdään uudessa valossa. Pyri pitämään arjen keskustelut rakentavina ja avoimina, sillä me kaikki etsimme nyt uusia toimintatapoja arjessa.
On täysin luonnollista olla peloissaan epävarman tilanteen ja muutoksen äärellä. Voimme kuitenkin katsoa tilannetta myös positiivisen kautta ja ottaa sen mahdollisuutena olla luova. Olemme kaikki tässä yhdessä, ja voimme päättää, kuinka kohtaamme jokaisen päivän. Päivän päätteeksi on nimittäin mahdollista tuntea olonsa, etätyöskentelystä ja poikkeusarjesta huolimatta, aikaansaaneeksi ja iloiseksi!
